Po otrzymaniu podpisanego zlecenia, próbkobiorca telefonicznie umawia z Klientem termin pobrania. Termin jest zależny od ilości oczekujących zleceń oraz od zadań, które Laboratorium wykonuje na własne potrzeby. Miejsce do pobrania próbki wody musi być przygotowane przez Klienta (np. kurek z odpływem). Klient zobowiązany jest do dokładnego, wcześniejszego odpuszczenia wody w miejscu pobrania, celem przepłukania instalacji wewnętrznej.

Klient potwierdza czytelnie imieniem i nazwiskiem lokalizację pobrania próbki zapisaną przez próbkobiorcę w Protokole z pobrania próbki - dane z Protokołu są przenoszone do Sprawozdania z badań.

Próbki do badań przyjmowane są od poniedziałku do środy w godzinach: 8.00 – 13.00. Próbki powinny być pobrane w dniu dostarczenia do Laboratorium. Dopuszcza się pobranie w dniu poprzednim pod warunkiem przechowywania próbki w temp < 10°C. Próbki powinny być opisane (rodzaj wody, miejsce, data pobrania). Instrukcja pobierania próbki wody – do pobrania tutaj.

Przy przyjęciu próbki, pracownik Laboratorium ocenia stan próbki oraz sposób pobrania, przechowywania przez klienta i informuje go o możliwych nieprawidłowościach, które mogą mieć wpływ na wyniki badań. Laboratorium może odmówić przyjęcia do badań próbki pobranej wcześniej niż poprzedniego dnia, czy niespełniającej wymagań określonych w obowiązujących dokumentach (np. niewłaściwa butelka czy ilość próbki). Klient poświadcza podpisem dostarczenie próbki oraz przyjęte przez niego odstępstwa, które mogą wpłynąć na wyniki.

Wyniki badań nie objęte wymaganiami normy akredytacyjnej, są przedstawiane w osobnym sprawozdaniu z badań. Standardowo, Laboratorium przedstawia wyniki bez niepewności, wyjątkiem są wyniki na granicy wartości parametrycznej lub przy umieszczeniu stwierdzenia zgodności z wymaganiami lub na życzenie klienta.

Laboratorium może zamieścić w Sprawozdaniu z badań stwierdzenie zgodności z wymaganiami, jeśli jest takie wymaganie klienta. W takim przypadku, kryterium i zasadę podejmowania decyzji określa, właściwy do celu badania, dokument. W sytuacji braku takiego dokumentu, Klient może podać własne kryterium, a zasadę podejmowania decyzji uzgadnia z Laboratorium.

Zastrzeżenie: przy braku dokumentu określającego zasadę podejmowania decyzji, organ stanowiący, któremu przedstawia się wyniki, może zastosować inną zasadę podejmowania decyzji, co wpłynie na jego stwierdzenie zgodności.

Forma przekazania sprawozdania z badań jest określana przy otwieraniu zlecenia. Przybliżony czas wydania Sprawozdania z badań to 7 dni dla badań podstawowych (przyłącza, rozbudowa sieci, monitoring grupy parametrów A – lokale gastronomiczne, odbiory budynków), 14 dni w przypadku badania bakterii z grupy Legionella. W pozostałych przypadkach, Klient jest informowany o przewidywanym terminie otrzymania wyników. Laboratorium nie informuje klientów o gotowym do odbioru Sprawozdaniu z badań. Przy wysłaniu wyników drogą elektroniczną oryginał jest wysyłany pocztą tradycyjną razem z fakturą. Czas otrzymania wyników wysłanych pocztą tradycyjną jest dłuższy i niezależny od Laboratorium. W przypadku odbioru osobistego, osobą odbierającą może być tylko osoba podpisana na zleceniu lub upoważniona przez tą osobę. Należy mieć ze sobą dowód osobisty.

W wyniku wejścia w życie RODO i zgodnie z Polityką bezpieczeństwa Wodociągów Miasta Krakowa S.A., korespondencja mailowa zawierająca dane osobowe musi być szyfrowana, dlatego plik z wynikami jest zaszyfrowany programem 7-Zip. Do otwarcia pliku hasłem są 4 ostatnie cyfry nr PESEL. Aby otworzyć plik, Klient musi mieć zainstalowany na komputerze program 7-Zip, który można za darmo ściągnąć ze strony https://7-zip.org.pl/.

Do wyników załączamy ankietę zadowolenia klienta, która jest dobrowolna. Informacja zwrotna od klienta jest ważnym elementem w doskonaleniu oferowanej przez nas usługi.

Płatność za usługę odbywa się wyłącznie na podstawie faktury – nie ma możliwości płatności na miejscu. Całkowity koszt badania (badane parametry, pobranie próbki, transport próbki) jest naliczany według cennika usług świadczonych przez WMK S.A. w Krakowie (0.38 MB, PDF). Faktura płatna przelewem jest zawsze przesyłana Klientowi pocztą w formie papierowej, po wykonaniu badań i sporządzeniu sprawozdania.